Administración de la comunidad

1. Responsable del tratamiento

• Razón social: Fondo de Empleados de la Educación del Cauca – PROVITEC.
• NIT: 901.293.918-0.
• Domicilio: Carrera 7 No. 6-30, Centro, segundo piso, Popayán, Cauca, Colombia.
• Correo electrónico: datospersonales@provitec.co
• Teléfono: celular 315 680 8471 · fijo 824 2876.

2. Alcance

Esta política aplica a los datos personales que se registran y tratan en la plataforma PROVITEC, usada para la administración de la comunidad. Se entiende por titular la persona a quien se refieren los datos; por responsable, la entidad que decide sobre su tratamiento; y por encargado, quien trata los datos por cuenta del responsable.

3. Datos que se tratan

• Identificación y contacto: nombre completo, cédula, celular, correo electrónico y fotografía de perfil.
• Firma: imagen de la firma de quienes ocupan un cargo de la Junta Directiva, que se estampa en los paz y salvos y en las actas que firman.
• Lote: lote adjudicado, tipo de relación con él (titular o copropietario) e historial de titularidad.
• Información económica: obligaciones, pagos, comprobantes de pago y paz y salvos.
• Convivencia: casos en los que la persona esté involucrada, con sus evidencias, seguimiento y sanciones.
• Asambleas y mingas: asistencia, forma de participación y, cuando el propietario se hace representar, los datos del representante y el poder firmado que lo autoriza.
• Datos técnicos: dirección IP y navegador de las sesiones abiertas, e IP desde la que se hizo cada cambio registrado en la bitácora de auditoría.

4. Datos sensibles

Se tratan con el cuidado de un dato sensible la fotografía de perfil, la imagen de la firma y la información de los casos de convivencia (evidencias, descargos, seguimiento y sanciones). La fotografía de perfil es opcional: el titular no está obligado a entregarla y puede pedir que se retire en cualquier momento. En general, el titular no está obligado a responder preguntas sobre datos sensibles. La información de los casos de convivencia solo la ven las personas involucradas y quienes, por su cargo, deben gestionarlos.

5. Finalidad

• Llevar el registro de lotes, propietarios y cambios de titular.
• Gestionar el cobro de las cuotas y verificar los pagos.
• Expedir paz y salvos.
• Tramitar los casos de convivencia y sus sanciones.
• Convocar, documentar y llevar el quórum de las asambleas y mingas.
• Comunicar novedades y avisos, en la plataforma y por correo electrónico.
• Proteger la plataforma y dejar constancia de quién hace cada cambio (seguridad y auditoría).

6. Datos compartidos con otros propietarios

El directorio de vecinos muestra el nombre y el lote de cada propietario. El celular y el correo NO se comparten salvo que el titular de los datos los active explícitamente, cada uno por separado, desde «Directorio → Mi visibilidad». Es posible desactivarlos en cualquier momento y el cambio es inmediato.

7. Encargados y transmisión de datos

Los datos no se venden ni se ceden a terceros con fines comerciales. Para funcionar, la plataforma usa proveedores que tratan datos por cuenta del responsable:

• Alojamiento de la plataforma: HostGator (plan contratado con HostGator Colombia), con servidores ubicados en Colombia, donde quedan la base de datos y los archivos.
• Envío de correos: el servidor de correo del mismo alojamiento, desde la cuenta notificaciones@provitec.co (recibe el nombre y el correo del destinatario y el contenido del aviso).
• Copias de respaldo: Google Drive (Google LLC, empresa de Estados Unidos), donde se guarda una copia diaria de la base de datos durante 90 días.

La única transmisión de datos fuera de Colombia es la copia de respaldo en Google Drive, que se hace con el único fin de poder recuperar la información ante una falla, bajo las condiciones de seguridad y confidencialidad de ese proveedor.

8. Autorización

La plataforma pide al titular, en su primer ingreso, que acepte o no esta política, y guarda la respuesta junto con la fecha y la versión del texto que leyó. Cada vez que la política cambie, se le volverá a pedir. El titular puede revocar la autorización por medio de una solicitud escrita a la Secretaría de la Junta Directiva, entregada en físico o enviada al correo de atención de la sección 10.

9. Derechos del titular

Conocer, actualizar y rectificar los datos personales; solicitar prueba de la autorización; ser informado sobre el uso que se les ha dado; presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio; revocar la autorización o solicitar la supresión cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida; y acceder gratuitamente a sus datos.

10. Área responsable de consultas y reclamos

• Cargo o dependencia: Secretaría de la Junta Directiva.
• Correo: datospersonales@provitec.co
• Atención: por correo electrónico, dentro de los plazos de la sección 11. Para comunicarse por teléfono, los números de la sección 1.

11. Procedimiento para consultas y reclamos

Consultas (Ley 1581, art. 14): se responden en un máximo de 10 días hábiles desde que se reciben. Si no es posible en ese plazo, se informa el motivo y la nueva fecha, que no puede superar 5 días hábiles más.

Reclamos (Ley 1581, art. 15), para corregir, actualizar o suprimir datos, o por incumplimiento de esta política. El reclamo debe incluir la identificación del titular, la descripción de los hechos, la dirección de respuesta y los documentos que quiera hacer valer. Si está incompleto, se pide completarlo dentro de los 5 días siguientes; si pasan 2 meses sin hacerlo, se entiende desistido. Mientras se resuelve, los datos quedan marcados como «reclamo en trámite». Se responde en un máximo de 15 días hábiles, prorrogables hasta 8 días hábiles más informando el motivo.

Solo después de agotar este trámite el titular puede acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio (Ley 1581, art. 16).

12. Tratamiento que no depende de la autorización

La administración de las cuotas, sanciones, paz y salvos y demás obligaciones derivadas de la calidad de titular se realiza con fundamento legal y contractual, por lo que no depende del consentimiento del titular. Si el titular no acepta esta política, la decisión queda registrada y el acceso al sistema se conserva.

13. Seguridad de la información

El acceso exige usuario y contraseña, y las contraseñas nunca se guardan en texto legible (se almacenan con un algoritmo de hash). Cada persona ve solo lo que su cargo le permite, y un propietario solo ve la información de su propio lote. Los cambios sobre la información económica y de los lotes quedan registrados en una bitácora con quién los hizo y cuándo.

14. Conservación de los datos

• Las notificaciones de la plataforma se borran a los 30 días.
• La bitácora de auditoría y el historial de titularidad de los lotes se conservan como soporte de las decisiones tomadas, por un máximo de 10 años, el mismo plazo que la ley exige para conservar los soportes contables (Ley 962 de 2005, art. 28).
• Los demás datos se conservan mientras la persona tenga relación con la comunidad. Después, los que soportan obligaciones, pagos y decisiones se conservan por el mismo plazo de 10 años; los de contacto, la fotografía y la firma se suprimen dentro de los 6 meses siguientes a que termine la relación.

15. Vigencia y cambios

Esta política rige desde el 15 de octubre de 2026. Versión: 1.0. Cualquier cambio se publicará en la plataforma y se pedirá de nuevo la aceptación de los titulares.

Si PROVITEC llega a estar obligado a inscribir sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos de la Superintendencia de Industria y Comercio (Decreto 090 de 2018: entidades con activos totales superiores a 100.000 UVT), las inscribirá en los plazos que fije la ley.